إدارة الفروع المتعددة في شركة واحدة

إذا كان نشاطك ينتشر على عدة فروع (الرياض، جدة، الدمام، مستودع مركزي)، يمكنك إنشاء فروع داخل نفس شركة ديقا دون الحاجة إلى حسابات منفصلة. كل فرع يحتفظ بمخزونه، فواتيره، مصاريفه، وصلاحياته الخاصة، بينما تبقى القوائم المالية الموحدة في مستوى الشركة. هذا الدليل يمر على إنشاء الفروع، تعيين المستخدمين، إخراج تقارير على مستوى كل فرع، ومعالجة التحويلات الداخلية بين فرع وآخر بدون تضخيم الإيرادات.

متى تستخدم هذه الخاصية

تناسب السلاسل التجارية، عيادات ومجمعات طبية بفروع مدن متعددة، مكاتب المقاولات بمواقع مشاريع متعددة، والمستودعات الموزعة. لا تستخدم الفروع إذا كان كل موقع كيان قانوني مستقل بسجل تجاري منفصل، في هذه الحالة أنشئ شركة منفصلة لكل كيان في نفس الاشتراك من الإعدادات → الشركات.

الخطوات

1. اذهب إلى الإعدادات → الفروع واضغط فرع جديد. أدخل الاسم (الرياض – العليا)، الرمز المختصر (RUH01)، والعنوان البريدي المطبوع على الفواتير.
2. اختر نوع الفرع: فرع مبيعات، مستودع، أو إداري. النوع يفعّل أو يعطّل شاشات معينة لاحقاً للمستخدمين المرتبطين بالفرع.
3. فعّل خانة مركز مالي مستقل إذا أردت قوائم دخل منفصلة لكل فرع. ديقا سيُنشئ تلقائياً بعد حسابات الدخل مكررة بأبعاد مراكز التكلفة.
4. في الإعدادات → المستخدمين، افتح كل مستخدم واختر تبويب الفروع. حدد الفروع التي يحق له العمل عليها، والفرع الافتراضي الذي يفتح معه بعد تسجيل الدخول.
5. لإصدار فاتورة خاصة بفرع معين، تأكد قبل الضغط على فاتورة جديدة أن قائمة الفرع العلوية في الشاشة مضبوطة على الفرع الصحيح. الفاتورة تُنسب للفرع تلقائياً.
6. للتحويل بين فرعين (مثلاً بضاعة من المستودع المركزي لفرع جدة): اذهب إلى المخزون → التحويلات → تحويل جديد، اختر الفرع المرسل والمستقبل، أضف الأصناف والكميات، واعتمد.
7. لمتابعة أداء فرع: التقارير → قائمة الدخل، ثم من الفلاتر العلوية اختر الفرع المطلوب. ستظهر الإيرادات والمصاريف لذلك الفرع فقط.
8. لمقارنة فروع: في نفس التقرير اختر عرض مقارن وحدد عدة فروع، سترى عمود لكل فرع جنباً إلى جنب.
9. أرقام تسلسل الفواتير لكل فرع تُضبط من الإعدادات → قوالب الترقيم، حدد بادئة مختلفة لكل فرع مثل RUH-INV / JED-INV لتمييز مصدر الفاتورة.
10. عند إغلاق فرع نهائياً، لا تحذفه (سيكسر تاريخ القيود). من شاشة الفرع غيّر الحالة إلى غير نشط، وسيختفي من قوائم الإصدار مع بقاء تاريخه في التقارير.

نصائح وملاحظات

• لا تفعّل مركز مالي مستقل متأخراً بعد ترحيل قيود كثيرة لأنه يتطلب إعادة توزيع البنود السابقة. فعّلها في البداية.
• استخدم مراكز التكلفة بالتوازي مع الفروع إذا احتجت بُعداً إضافياً (مثل أقسام داخل كل فرع).
• ترقيم موحد عبر الفروع (بدون بادئة) ممكن لكنه يصعّب التدقيق. البادئة المخصصة للفرع عملية أفضل.
• رواتب الموظفين تُنسب للفرع المسجل في ملف الموظف الشخصي من وحدة الموارد البشرية.
• صلاحية "رؤية جميع الفروع" تُمنح عادة للمدير المالي والرئيس التنفيذي فقط.

الأخطاء الشائعة

• "لا تستطيع إصدار فاتورة في هذا الفرع": المستخدم غير مربوط بالفرع. من الإعدادات → المستخدمين أضف الفرع لصلاحياته.
• تقرير قائمة الدخل يعرض رقماً واحداً لكل الشركة: نسيت اختيار الفلتر. افتح الفلاتر في أعلى التقرير واختر الفرع.
• تحويل مخزون لم يظهر في الفرع المستقبل: لم يعتمد أمين المستودع استلامه. التحويل يحتاج توقيعين (إرسال + استلام) قبل أن يظهر في رصيد المستقبل.
• بادئة الترقيم المخصصة للفرع لم تعمل على فاتورة جديدة: الفاتورة أُنشئت قبل تغيير الإعداد. فقط الفواتير الجديدة تأخذ البادئة الجديدة، القديمة تحتفظ بترقيمها.

مقالات ذات صلة

• تخصيص الأدوار والصلاحيات للفرق
• إعداد مراكز التكلفة والتحليل متعدد الأبعاد
• تنفيذ جرد مخزني شامل (Stock Count)

قسم إضافي: توحيد التقارير عبر الفروع

لإغلاق شهري موحد للشركة كاملة مع الحفاظ على تفاصيل الفروع، اتبع الترتيب التالي:

1. تأكد أن كل فرع أقفل قيوده في المالية والمحاسبة → الإغلاقات الدورية → إغلاق شهري (كل مسؤول فرع يقفل فرعه).
2. بعد إقفال جميع الفروع، افتح التقارير → القوائم الموحدة واختر توحيد جميع الفروع. ديقا يحذف التحويلات الداخلية بين الفروع تلقائياً لتفادي تضخيم الإيرادات.
3. القوائم الموحدة تُظهر الأرقام كأن الشركة كيان واحد، مناسبة للمستثمرين والبنوك، بينما القوائم المجزأة للإدارة الداخلية.

نموذج تنظيم فروع نموذجي

للسلسلة التجارية المتوسطة (5–15 فرع) ننصح بهذا التنظيم:

• مستودع مركزي (نوع: مستودع): يستقبل الشراء الرئيسي ويوزع للفروع، لا يصدر فواتير مباشرة.
• فروع بيع (نوع: فرع مبيعات): كل فرع يصدر فواتير POS وله أمين صندوق ومدير مبيعات.
• المقر الإداري (نوع: إداري): يستقبل المصاريف المشتركة (إيجارات المكاتب، رواتب الإدارة العليا، التسويق المؤسسي)، تُوزّع آخر الشهر على الفروع التشغيلية بقاعدة توزيع منطقية مثل نسبة الإيرادات.

هذا النمط يُسهّل قياس ربحية كل فرع بشكل عادل بعد تحميله نصيبه من المصاريف المشتركة، ويمنع تقارير مضللة تُظهر المقر الإداري خاسراً دائماً والفروع رابحة دائماً.