تخصيص الأدوار والصلاحيات للفرق
الإعدادات
الأدوار الافتراضية في ديقا (مدير، محاسب، موظف مبيعات، أمين مستودع) تغطي 80% من الحالات، لكن كل شركة تحتاج تخصيصاً. ربما تريد دوراً يرى المبيعات لكن لا يرى التكاليف، أو مسؤول تحصيل يعتمد إيصالات القبض لكن لا يصدر فواتير. ديقا يوفر محرّر صلاحيات بدقّة الإجراء (قراءة، إنشاء، اعتماد، حذف، تصدير) على كل وحدة. هذا الدليل يشرح إنشاء دور مخصص، قراءة كتالوج الصلاحيات، وتجنب الأخطاء الشائعة عند إعطاء صلاحيات حساسة.
متى تستخدم هذه الخاصية
عند توظيف مسؤول حديث ولا يناسب أي دور جاهز. وعند فصل المسؤوليات لإطار رقابة داخلية (مثلاً: فصل من يُنشئ الفاتورة عمن يعتمدها). ومفيدة للشركات المتوسطة التي تبني فرقاً متخصصة (فريق تحصيل، فريق مشتريات، فريق جرد) وتحتاج صلاحيات موصوفة بدقة.
الخطوات
- اذهب إلى الإعدادات → الأدوار والصلاحيات. سترى قائمة الأدوار الجاهزة. اضغط دور جديد لتبدأ بتخصيص كامل، أو نسخ بجانب دور قائم لتعدّل نسخة منه.
- اكتب اسم الدور (مثلاً: مسؤول تحصيل) ووصفه. الوصف يظهر للمدير عند تعيين الدور لمستخدم، اكتبه واضحاً.
- افتح قسم المبيعات في كتالوج الصلاحيات. سترى صفوفاً لكل شاشة (فواتير، عروض أسعار، عملاء) وأعمدة (عرض، إنشاء، تعديل، اعتماد، حذف، تصدير). علّم ما تحتاجه.
- لمسؤول التحصيل: فعّل عرض الفواتير و إصدار إيصال قبض و تسجيل دفعة. لا تفعّل إنشاء فاتورة ولا حذف. هذا يحققه مبدأ فصل المهام.
- لبائع الصالة: فعّل إنشاء فاتورة مبسطة في POS، وعرض المنتجات، لكن بدون رؤية التكلفة. لذلك اتركه دون صلاحية تقرير هامش الربح.
- في قسم الإعدادات، لا تعط أي دور تنفيذي صلاحية إدارة المستخدمين أو إدارة الأدوار، تُترك للمدير العام فقط. هذا يمنع تصعيد الصلاحيات الذاتي.
- صلاحيات الحسابات الحساسة (حسابات البنك، الأجور، أرصدة الشركاء) مفصولة تحت قسم خاص. فعّلها فقط للمدير المالي ومن فوقه.
- اضغط حفظ. بعدها اذهب إلى الإعدادات → المستخدمين، افتح المستخدم المطلوب، وفي تبويب الدور اختر الدور الجديد. تأثير التغيير فوري بدون إعادة تسجيل دخول.
- اختبر الدور: ادخل بحساب اختبار يحمل الدور الجديد، جرّب تنفيذ إجراء غير مسموح به. يجب أن يظهر رسالة "ليس لديك صلاحية". إذا لم تظهر، راجع الكتالوج.
- راجع سجل التدقيق من الإعدادات → السجلات → تغييرات الصلاحيات، هنا تسجل أي تعديل على الأدوار مع اسم المستخدم والوقت، مفيد للمراجع الخارجي.
نصائح وملاحظات
- ابدأ من دور قائم وانسخه، بدل البناء من صفر. يوفر وقتاً ويقلل نسيان صلاحيات أساسية.
- وثّق مخطط الأدوار خارج النظام (ملف) بالصلاحيات المفعلة لكل دور، تكون مرجعاً عند توظيف جديد.
- صلاحية التصدير منفصلة لأن تصدير قوائم العملاء يساوي تسريب بيانات. احصرها في قلة قليلة.
- لا تعط صلاحية تعديل القيود المعتمدة، استخدم الإلغاء بقيد عكسي دائماً.
- راجع الأدوار كل 6 أشهر، مع دوران الموظفين قد تتغير الاحتياجات.
وصفات أدوار شائعة
- محاسب مبتدئ: إدخال القيود والفواتير بدون اعتماد، عرض تقارير، بدون تعديل دليل الحسابات.
- مدير تحصيل: عرض فواتير مفتوحة، إصدار إيصالات قبض، اعتماد، عرض تقرير أعمار الديون، بدون إنشاء فواتير.
- مشرف مستودع: إنشاء أذون استلام وصرف، تحويلات، جرد، بدون رؤية تكاليف أو اعتماد جرد.
- بائع POS: إصدار فاتورة مبسطة، استلام نقدية، إغلاق وردية، بدون رؤية تقارير.
الأخطاء الشائعة
- "مستخدم لا يرى شاشة كانت ظاهرة أمس": غيّرت صلاحيات الدور وأسقطت بندًا. راجع الكتالوج وأعد تفعيل ما تحتاجه.
- "المستخدم يرى شاشة لا يجب أن يراها": لديه دور ثانٍ مربوط. في ديقا المستخدم يمكن أن يحمل دورين، الصلاحية تكون إجمالية (OR). احذف الدور الزائد.
- عدم ظهور تأثير تغيير الدور: ضع المستخدم في الدور الجديد لكن نسيت حذفه من القديم. راجع تبويب الأدوار في ملف المستخدم.
- دور مخصص انحذف بالخطأ: الدور المحذوف يُنزع عن مستخدميه الذين يصبحون بلا دور. استعده من سجل التدقيق وأعد ربط المستخدمين.
مقالات ذات صلة
هل كانت هذه المقالة مفيدة؟