تصدير التقارير للمحاسب الخارجي
التقارير
إذا كان محاسبك الخارجي يعمل على نظام مختلف أو يحتاج مراجعة شهرية من خارج ديقا، يمكنك تصدير حزمة إغلاق شهري متكاملة بنقرات قليلة. الحزمة القياسية تحتوي ميزان المراجعة، الأستاذ العام، قوائم الدخل والمركز المالي، تقرير ضريبة القيمة المضافة، وصور الفواتير الموقعة كمرفقات PDF. هذا الدليل يشرح كيف تبني حزمة التصدير الشهرية بصيغ يتقبّلها أي محاسب خارجي، وكيف تحمي البيانات بكلمة مرور قبل الإرسال.
متى تستخدم هذه الخاصية
تنفّذها شهرياً بعد إغلاق قيود الشهر، وربع سنوياً قبل مراجعة ضريبة القيمة المضافة، وسنوياً لتدقيق القوائم المالية من مراجع خارجي. مناسبة أيضاً للشركات التي تحتفظ بقسم محاسبة داخلي لكنها تصدّر تقارير للمستثمرين أو مجلس الإدارة بصيغ جاهزة.
الخطوات
- قبل التصدير، تأكد من إغلاق الشهر: اذهب إلى المالية والمحاسبة → الإغلاقات الدورية، اختر الشهر، واضغط إغلاق. هذا يمنع أي تعديل لاحق ويحفظ أرصدة ثابتة.
- اذهب إلى التقارير → حزمة الإغلاق الشهري. اختر الشهر المطلوب والفرع (أو اختر الكل لحزمة موحدة).
- علّم التقارير المطلوبة ضمن الحزمة: ميزان المراجعة، دفتر الأستاذ العام، قائمة الدخل، قائمة المركز المالي، إقرار ضريبة القيمة المضافة، أعمار الديون، أعمار الموردين. الاختيارات تُحفظ كقالب للمرات القادمة.
- حدد تنسيقات الإخراج: PDF للعرض، Excel للتحليل، CSV للاستيراد في نظام آخر. يمكن اختيار التنسيقات الثلاثة مجتمعة.
- فعّل خانة إرفاق صور المستندات إذا أراد المحاسب مراجعة الفواتير الأصلية. ستُضم كل فواتير الشهر والمرفقات في مجلد PDF/ داخل الملف المضغوط.
- لحماية الملف، فعّل حماية بكلمة مرور، وأدخل كلمة مرور قوية. ستحتاج مشاركة كلمة المرور مع المحاسب بقناة منفصلة.
- اضغط توليد الحزمة. ستعرض شاشة تقدم، المدة 1–5 دقائق للشركات المتوسطة حسب حجم البيانات.
- عند الانتهاء سيظهر زر تحميل ملف ZIP. الملف يتضمن مجلدات منظمة: /reports/ /exports/ /documents/ وملف README بالمحتوى.
- للتسليم الآمن، استخدم مشاركة رابط محمي بدل البريد. اضغط مشاركة، حدد صلاحية الرابط (7 / 14 / 30 يوم) والبريد المستلم. سيستلم المحاسب رابط تحميل يطلب كلمة المرور.
- احفظ نسخة من الحزمة في التقارير → أرشيف حزم الإغلاق حتى لا تكرر التوليد لو احتجتها لاحقاً. الأرشيف يحتفظ بها 12 شهراً.
- للمحاسب الذي يستخدم برنامج معين (QuickBooks, SAP)، فعّل صيغة GL Journal Export بصيغة CSV موافق لرؤوس الأعمدة الخاصة بذلك البرنامج من قوالب التصدير.
نصائح وملاحظات
- حدّد تاريخ إغلاق الشهر وثبّته في سياسة داخلية (مثلاً: خامس يوم من كل شهر). التصدير قبل الإغلاق قد يسبب أرقاماً متغيرة.
- استخدم نفس كلمة المرور لحزم شهر واحد، وغيّرها كل ربع. هذا يبسط التواصل مع المحاسب.
- تقارير ضريبة القيمة المضافة الواردة في الحزمة هي للمراجعة فقط، الإقرار الرسمي يُرسل من بوابة فاتورة مباشرة.
- إذا كان محاسبك يعمل على ديقا أيضاً، بدل التصدير امنحه دور محاسب مراجع بصلاحية عرض فقط، أوفر وأدق.
- أرسل مع الحزمة ملخصاً نصياً موجزاً (3–5 نقاط) بأبرز أحداث الشهر المالية: مبيعات غير عادية، إغلاقات، مصاريف استثنائية.
الأخطاء الشائعة
- توليد الحزمة يفشل عند صور المستندات: ملفات أصلية تالفة في بعض الفواتير. استخدم إعادة رفع المرفقات على الفواتير المعطوبة، ثم أعد التوليد.
- ملف الإكسل فيه رموز غريبة للنص العربي: فتحت الملف بترميز خاطئ. افتحه من إكسل عبر بيانات → من نص واختر UTF-8.
- رابط المشاركة انتهت صلاحيته قبل ما يحمّل المحاسب: ولّد رابطاً جديداً من أرشيف حزم الإغلاق، لا تعيد التوليد كاملاً.
- أرقام ميزان المراجعة في الحزمة لا تطابق لوحة التحكم: لم تُغلق الشهر قبل التصدير، وقيود دخلت بينهما. أغلق الشهر وأعد التوليد.
- المحاسب لا يستطيع فك كلمة المرور: تأكد أنه ينسخها كاملة بدون مسافات، وجرب فك الضغط ببرنامج 7-Zip وليس Windows الافتراضي.
مقالات ذات صلة
هل كانت هذه المقالة مفيدة؟