دورة تحصيل الفواتير من الإصدار للاستلام
المبيعات والعملاء
التحصيل ليس مجرد استقبال تحويل بنكي. هو سلسلة خطوات: إصدار فاتورة واضحة بشروط دفع، إرسالها للعميل بقناة موثقة، متابعة الاستحقاق، إرسال تذكير قبل/بعد التاريخ، استلام الدفعة، مطابقتها مع الفاتورة، إصدار إيصال قبض، وإغلاق المستحق. ديقا يربط كل هذه الخطوات في دورة واحدة مع تنبيهات ومطابقة بنكية. هذا الدليل يقود فريق التحصيل في شركتك عبر الدورة كاملة حتى تصل نسبة التحصيل في الوقت إلى أعلى مستوى.
متى تستخدم هذه الخاصية
تنفّذ هذه الدورة يومياً لمسؤول التحصيل، وأسبوعياً للمدير المالي لمراجعة أعمار الديون. تناسب أيضاً الشركات التي تعاني من تأخر التحصيل وترى فواتير قديمة لم تُحصّل. لا تناسب تجارة نقدية بحتة (كاشير فقط) حيث الدفع مباشرة لحظة الفاتورة، في هذه الحالة تستخدم فقط وحدة POS.
الخطوات
- عند إنشاء فاتورة من المبيعات → الفواتير، تأكد أن شروط الدفع في الفاتورة واقعية (نقداً، 15 يوم، 30 يوم). هذا الحقل يبني تاريخ الاستحقاق.
- بعد الاعتماد، اضغط إرسال للعميل. اختر قناة: بريد إلكتروني (افتراضي)، واتساب (إذا فعّلت التكامل)، أو رابط مشاركة. ديقا يسجل تاريخ الإرسال في سجل الفاتورة.
- فعّل تذكيرات آلية من الإعدادات → سياسة التذكيرات. مثال: تذكير قبل 3 أيام من الاستحقاق، تذكير يوم الاستحقاق، ثم تذكير بعد 7 و14 و30 يوم من التأخر. نص كل تذكير قابل للتخصيص.
- راقب المبيعات → لوحة التحصيل. ستعرض الفواتير مقسمة إلى: مستحق قريباً، مستحق اليوم، متأخر 1–30، متأخر 31–60، متأخر أكثر من 60.
- للفواتير المتأخرة، افتح الفاتورة واضغط سجل الاتصالات وسجل محادثتك مع العميل (مكالمة، واتساب، وعد بالدفع). هذه السجلات تُحسّن تحليلات الفريق.
- عند استلام تحويل بنكي، اذهب إلى المالية → إيصالات القبض → إيصال جديد. اختر العميل، المبلغ، طريقة الدفع (تحويل بنكي / شيك / مدى / كاش)، وربطه بفاتورة محددة أو عدة فواتير.
- للمطابقة البنكية السريعة: المالية → مطابقة بنكية → استيراد كشف حساب. ارفع ملف كشف الحساب البنكي (MT940 أو CSV)، وسيقترح ديقا ربط كل تحويل بإيصال قبض أو فاتورة.
- بعد اعتماد الإيصال، ستتحول حالة الفاتورة إلى مدفوعة جزئياً أو مدفوعة كاملاً حسب المبلغ. ديقا يولّد قيد: مدين بنك، دائن العميل.
- لطباعة إيصال القبض وإرساله للعميل، افتح الإيصال واضغط PDF ثم إرسال. يُستخدم كوثيقة استلام رسمية.
- أسبوعياً، افتح التقارير → أعمار الديون. افلترها بالعميل أو مجموعة العملاء لمراجعة الأرصدة المتراكمة. الفئات فوق 90 يوم تحتاج قرار: خطة سداد، تحويل لمحامٍ، أو شطب.
- للديون المعدومة، من الفاتورة اختر شطب كدين معدوم. ديقا يُنشئ قيد مصروف ديون معدومة دائن العميل، ويخرج الفاتورة من تقرير الأعمار.
نصائح وملاحظات
- شروط دفع واضحة على الفاتورة تختصر 30% من نزاعات التحصيل. استخدم صياغة محددة مثل "الدفع خلال 30 يوم من تاريخ الاستلام".
- نص التذكير الأول ودّي، الثاني تذكيري، الثالث رسمي. القوالب الجاهزة في ديقا مصممة بهذا التدرج.
- احرص على ربط كل إيصال قبض بفاتورة محددة، الإيصالات "على الحساب" تُضعف دقة تقرير الأعمار.
- فعّل خصم الدفع المبكر في سياسة العميل لتشجيع التحصيل السريع (مثلاً: 2% خصم للدفع خلال 10 أيام).
- راقب متوسط أيام التحصيل في لوحة التحصيل، هدف جيد 30–45 يوم، أكثر من 60 مؤشر ضعف رقابي.
الأخطاء الشائعة
- إيصال قبض معتمد لكن الفاتورة ما زالت "غير مدفوعة": نسيت ربط الإيصال بالفاتورة، دخل كـ "على الحساب". افتح الإيصال، اختر تبويب المطابقة واربطه يدوياً.
- التذكيرات الآلية لا تُرسل: البريد الإلكتروني للعميل غير مسجل أو غير صحيح. راجع ملف العميل.
- مبلغ التحويل لا يطابق الفاتورة بالريال (فرق 5 ريال مثلاً): رسوم التحويل البنكي. سجلها في حساب رسوم بنكية ضمن الإيصال، لا تترك فروق.
- فاتورة معتمدة مسبقاً وتريد إلغاءها لأن العميل ألغى الطلب: لا تحذف بل أصدر إشعار دائن كامل، يحتفظ بالمسار للتدقيق.
- مطابقة بنكية ترفض الملف: التنسيق غير مدعوم. صدّره بصيغة CSV قياسية من منصة البنك.
مقالات ذات صلة
هل كانت هذه المقالة مفيدة؟