استيراد العملاء دفعة واحدة عبر Excel

بدل إضافة كل عميل يدوياً من شاشة العملاء، تستطيع رفع ملف إكسل واحد يضم مئات أو آلاف العملاء ويحفظهم ديقا دفعة واحدة. هذه الميزة مفيدة وقت بدء التشغيل أو عند دمج قاعدة عملاء من شركة شقيقة. الاستيراد يدعم التحقق من الرقم الضريبي، رفض المكرر، وفتح رصيد مدين افتتاحي لكل عميل. في هذا الدليل سنأخذ القالب الرسمي من ديقا، نشرح كل عمود، ونمر على قواعد التحقق حتى يمر ملفك من أول محاولة.

متى تستخدم هذه الخاصية

مناسبة للشركات التي تنقل قاعدة عملائها من نظام قديم أو ملف إكسل يدوي، ولفرق المبيعات الجديدة التي تستورد قائمة leads من معرض تجاري. تستخدمها أيضاً عند دمج شركة مستحوذ عليها أو حين تضيف برنامج ولاء يستلزم تسجيل العملاء كبيانات كاملة. لا نوصي بها للإضافات اليومية القليلة (أقل من 10 عملاء)، أدخلهم يدوياً.

الخطوات

1. اذهب إلى المبيعات → العملاء واضغط استيراد في أعلى الشاشة. ستفتح شاشة الاستيراد بثلاث خطوات.
2. اضغط تحميل القالب الرسمي. القالب يحتوي أوراق: العملاء (الأساسية)، جهات الاتصال، عناوين إضافية، ودليل قيم مسموحة.
3. املأ ورقة العملاء: الاسم التجاري (إلزامي)، نوع العميل (فرد / شركة)، الرقم الضريبي، السجل التجاري، رقم الجوال، البريد، المدينة، الدولة، العملة الافتراضية، فترة السداد بالأيام.
4. العمود رصيد افتتاحي اتركه فارغاً إذا استوردت الأرصدة من دليل الأرصدة الافتتاحية، حتى لا تسجل الرصيد مرتين.
5. للعملاء من الشركات، اكتب الرقم الضريبي كاملاً 15 رقم. الخلايا التي تحتوي صيغة خاطئة ستُرفض في خطوة التحقق.
6. احفظ الملف بصيغة xlsx بدون حذف أسماء الأعمدة في السطر الأول. احذف أي صفوف تجريبية جاهزة في القالب قبل الرفع.
7. ارجع لشاشة الاستيراد، اضغط رفع الملف. ديقا يفحص كل صف ويعرض جدول نتائج: صفوف مقبولة (أخضر)، تحذيرات (أصفر)، مرفوضة (أحمر).
8. راجع الصفوف الحمراء، اقرأ سبب الرفض من العمود الأخير (مثلاً: رقم ضريبي مكرر، اسم فارغ). صحّح الملف على جهازك وارفعه من جديد، أو استخدم تصحيح على الشاشة للأخطاء البسيطة.
9. الصفوف الصفراء (تحذير) لن تمنع الاستيراد لكنها تستحق مراجعة (مثل: عميل بدون رقم جوال). قرّر استكمالها أو قبولها كما هي.
10. اضغط تأكيد الاستيراد. ستظهر شاشة تقدم، ثم إشعار بعدد العملاء المستوردين فعلاً وروابط لمراجعتهم مباشرة.
11. افتح قائمة العملاء وافلترها بـ تاريخ الإنشاء = اليوم للتأكد من أن العدد يطابق ما أدخلته.

نصائح وملاحظات

• الحد الأقصى للملف الواحد هو 5000 عميل. للدفعات الأكبر قسّم الملف إلى عدة ملفات وارفعها بالتتابع.
• إذا وُجد عميل بنفس الاسم التجاري مسبقاً، ديقا لا يضيف مكرر بل يضعه في قسم تحذيرات. قرّر لاحقاً دمج أو تجاهل.
• للعملاء المتعددين تحت نفس مجموعة تجارية استخدم عمود رقم الأب في القالب لربطهم هرمياً، مفيد لتقارير أعمار الديون المجمعة.
• عمود فئة العميل (VIP / عادي / جملة) يؤثر على شروط الائتمان الافتراضية التي تُطبَّق عند إصدار فاتورة.
• احتفظ بنسخة من ملف الاستيراد الأصلي، النظام لا يحتفظ بالملف المصدر، فقط بنتائج الترحيل.

الأخطاء الشائعة

• "حجم الملف تجاوز الحد": الملف أكبر من 10 ميجا، غالباً يحتوي صور داخل خلايا أو تنسيق ثقيل. احفظ الملف كقالب نظيف وأعد نقل البيانات فقط.
• "عمود غير متعرف": غيّرت أسماء الأعمدة أو أضفت أعمدة خاصة. أعد استخدام القالب الرسمي، لا تعدّل رأس الصفحة.
• "رقم جوال غير صحيح": النظام يتحقق من صيغة 9xxxxxxxxx (10 أرقام بدون رمز الدولة). أضف الـ 0 في البداية أو احذف +966 من القيمة.
• "تم استيراد 0 عميل رغم أن الصفوف مقبولة": لم تضغط تأكيد الاستيراد بعد التحقق، فقط عاينت النتائج. اضغط الزر الأخضر في الأسفل.

مقالات ذات صلة

• دورة تحصيل الفواتير من الإصدار للاستلام
• إصدار فاتورة إلكترونية ZATCA Phase 2 عملياً
• استيراد الأرصدة الافتتاحية من نظامك السابق

قسم إضافي: خطوات التحقق بعد الاستيراد

بعد إتمام الاستيراد لا تعتبر المهمة منتهية قبل هذه المراجعة القصيرة:

1. عدد السجلات: قارن عدد الصفوف في ملفك الأصلي بعدد العملاء في المبيعات → العملاء بعد الاستيراد. الفارق يشير لصفوف مرفوضة دون انتباه.
2. عينة عشوائية: افتح 5–10 عملاء عشوائياً وتأكد أن الرقم الضريبي، رقم الجوال، والعنوان ظهرت صحيحة وليست مقطوعة.
3. بيانات الاتصال: استخدم فلتر عميل بدون بريد في القائمة، سيظهر لك العملاء الناقصين. هذا مهم قبل تفعيل التذكيرات الآلية.
4. اختبار فاتورة: أنشئ فاتورة تجريبية لأحد العملاء المستوردين، ألغها فوراً، المهم أن الإنشاء ينجح بدون أخطاء تحقق.
5. فاتورة VAT: إذا صرّح العميل مسجل ضريبياً، جرب إصدار فاتورة ضريبية كاملة وتأكد أن الرقم الضريبي يظهر في ZATCA بدون رفض.

بديل: الواجهة البرمجية للمتقدمين

إذا كانت عمليات إضافة العملاء مستمرة وأنت تجلبها من نظام آخر مرتبط (CRM خارجي مثلاً)، الاستيراد اليدوي الأسبوعي عبء. استخدم بدلاً منه واجهة API الرسمية من الإعدادات → API → مفاتيح الوصول. أنشئ مفتاحاً بصلاحية customers:write فقط، ومرره لمطورك. نقطة النهاية POST /api/v1/customers تستقبل نفس الحقول الموجودة في قالب الإكسل لكن بصيغة JSON، وتدعم معدل 100 طلب/دقيقة. هذا الحل يُبقي بيانات العملاء متزامنة بدون تدخل يومي.