استيراد الأرصدة الافتتاحية من نظامك السابق
المحاسبة والمالية
عند الانتقال إلى ديقا من برنامج محاسبي سابق، تحتاج تنقل أرصدة آخر يوم في النظام القديم إلى أول يوم في ديقا. الاستيراد الصحيح يعني أن ميزان المراجعة في ديقا يطابق ميزان المراجعة في النظام القديم سنت بسنت، وتستطيع إصدار أول فاتورة وقيد من اليوم التالي بدون فجوات. هذا الدليل يشرح تدفق الترحيل من مطابقة دليل الحسابات، لتحميل قالب الأرصدة، للتحقق بعد الترحيل. مدة العملية عادة ساعة إلى ثلاث ساعات للشركات الصغيرة والمتوسطة.
متى تستخدم هذه الخاصية
تستخدمها مرة واحدة فقط عند بدء تشغيل ديقا وتحمل أرصدة تاريخ التحويل (1 يناير، نهاية ربع، أو أي تاريخ بداية فعلي). تناسب أيضاً من يفتح شركة جديدة في ديقا تضم فرع قائم بأرصدة من ملف إكسل يدوي، أو من يحوّل من سيستم قديم كبرنامج محلي أو جداول إكسل يدوية.
الخطوات
- من المالية والمحاسبة → المحاسبة → دليل الحسابات، راجع الحسابات التي أنشأها قالب الانضمام. أضف أي حساب ناقص بالنقر على حساب جديد (مثلاً حساب بنك إضافي أو حساب عميل كبير مستقل).
- نزّل ميزان المراجعة من نظامك السابق بتاريخ آخر يوم قبل التحويل، بصيغة إكسل. تأكد أن مجموع المدين يساوي مجموع الدائن قبل البدء، أي اختلاف يجب إصلاحه في النظام القديم أولاً.
- اذهب إلى المالية والمحاسبة → أدوات → استيراد الأرصدة الافتتاحية واضغط تحميل القالب. القالب يحتوي أعمدة: رقم الحساب، اسم الحساب، مركز التكلفة، الفرع، المدين، الدائن، التاريخ.
- انقل الأرصدة من ملفك القديم إلى القالب بحيث كل صف = حساب واحد. لا تجمّع عدة حسابات في صف واحد. احفظ الملف بصيغة xlsx.
- إذا كانت أرقام حسابات النظام القديم مختلفة، استخدم ورقة مطابقة الحسابات داخل القالب لربط كل رقم قديم برقم ديقا المقابل. هذا يتيح تتبّع المصدر لاحقاً.
- ارفع الملف عبر زر استيراد ملف في الشاشة. سيمر بفحص تحقق أولي يعرض عدد الصفوف المقبولة والمرفوضة وأسباب الرفض (حساب غير موجود، تاريخ خارج السنة المالية، خانة فارغة).
- صحّح الصفوف المرفوضة في القالب وأعد الرفع. لا تضغط اعتماد الترحيل إذا كان هناك ولو صف واحد مرفوض، النظام يمنع الترحيل الجزئي تلقائياً.
- عند نجاح التحقق اضغط معاينة القيد. سيولّد ديقا قيداً واحداً مركباً بتاريخ البداية، راجعه سطراً سطراً قبل الاعتماد.
- اضغط اعتماد وترحيل. سيتم إنشاء قيد الأرصدة الافتتاحية في اليومية وترحيله تلقائياً، ولن تستطيع تعديله بعد هذا إلا بقيد تسوية.
- افتح التقارير → ميزان المراجعة وحدد تاريخ البداية. قارن الأرصدة مع ميزان النظام القديم سطراً سطراً. أي فرق عالجه بقيد تسوية وليس بتعديل القيد الأصلي.
- ارفع ملف ميزان النظام القديم كمرفق على القيد من اليومية → قيد الأرصدة الافتتاحية → مرفقات، حتى يبقى المستند المصدر في نفس مكان القيد للمراجعة المستقبلية.
نصائح وملاحظات
- ابدأ بالحسابات الرئيسية (بنوك، عملاء، موردين، مخزون) ثم انتقل لحسابات المصاريف والإيرادات التي يكون رصيدها صفراً غالباً في تاريخ التحويل.
- أرصدة العملاء والموردين ترحلها كإجمالي لكل عميل/مورد وليس كفاتورة بفاتورة. تفاصيل الفواتير المفتوحة تُرحّل منفصلة من وحدة أعمار الديون.
- رصيد المخزون يجب أن يطابق قيمة المخزون الفعلي بعد الجرد، استخدم قائمة الجرد النهائية في النظام القديم وليس الرصيد الدفتري.
- العملة في القالب يجب أن تكون الريال السعودي. المعاملات بعملات أجنبية تحتاج تحويلها إلى ريال بسعر تاريخ التحويل.
- احتفظ بنسخة من القالب النهائي على جهازك حتى بعد الترحيل، مفيد للمراجعة الخارجية.
الأخطاء الشائعة
- "مجموع المدين لا يساوي مجموع الدائن": خطأ في القالب نفسه. افتح الملف، استخدم SUM على العمودين وصحح الفرق قبل الرفع.
- "الحساب X غير موجود في دليل الحسابات": إما أن الرقم مكتوب غلط في القالب أو لم تُنشئ الحساب بعد. افتح دليل الحسابات وأضف المفقود.
- "التاريخ خارج السنة المالية المفتوحة": أنت تستخدم تاريخ قبل بداية السنة المالية التي ضبطتها في الإعدادات. عدّل إعداد السنة أو غيّر تاريخ الترحيل.
- ميزان ديقا لا يطابق القديم بعد الترحيل: راجع الصفوف المتجاهلة، وفحص حسابات الضريبة (مدخلات/مخرجات) التي تُنشأ تلقائياً. الفرق عادة في حسابات VAT.
- قيد الأرصدة الافتتاحية اعتُمد بأرقام خاطئة: لا تحاول الحذف. أنشئ قيد تسوية عكسي من اليومية → قيد جديد ثم قيد الأرصدة الصحيح.
مقالات ذات صلة
هل كانت هذه المقالة مفيدة؟